Davor Cesljar
28. April 2021

ECM-Integration in die SAP Sales Cloud: So optimiert top xRM Ihre Prozessteuerung

Um interne Unternehmensprozesse zu optimieren lohnt sich oft die Integration des unternehmenseigene Dokumentenmanagement-Systems (ECM) in die ERP- oder CRM-Landschaft. Hier verrate ich Ihnen, welche Vorteile die Integration der ECM-Suite top xRM in die SAP Sales Cloud bietet.

Viele Unternehmen setzen schon heute zur Verwaltung ihrer Dokumente auf ein Enterprise-Content-Management-System (ECM). Mit seiner Hilfe lassen sich sämtliche prozessrelevanten Dokumente erfassen, speichern, löschen, bearbeiten, weiterleiten und archivieren. Moderne Dokumentenmanagement-Lösungen gehen noch einen Schritt weiter: Sie bieten außerdem eine Vielzahl an Zusatzfunktionen, die dazu dienen, Verwaltungsaufwand zu reduzieren und die internen Abläufe Ihres Unternehmens noch effizienter zu gestalten.

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Um diesen Prozess zu optimieren ist es sinnvoll, das ECM nicht als alleinstehende Anwendung zu behandeln, sondern dieses vielmehr in die ERP- oder CRM-Landschaft Ihres Unternehmens zu integrieren. Für Nutzer der SAP Sales Cloud bietet hier die ECM-Suite top xRM viele Vorteile.

ECM, CRM und xRM: Hier liegen die Unterschiede

Der große Nachteil vieler ECM-Lösungen ist, dass sie häufig nur mit dem unternehmenseigenen ERP-System verbunden sind. Daher erfassen sie lediglich die Dokumente der internen Prozesse. Da Kundenbeziehungen jedoch in der Regel nicht im ERP, sondern in einer separaten Customer-Relationship-Management-Lösung (CRM) erfasst werden, werden die dort anfallenden Dokumente häufig nicht im ECM erfasst. Um diese Lücke zu schließen, sollten ECM, CRM und ERP sowie weitere Tools für die Zusammenarbeit mit einer Lösung abgedeckt werden.

Dafür bietet sich ein System für das Extended Relationship Management (xRM) an, das die Beziehungen des Unternehmens und das SAP-Content-Management einheitlich digitalisiert. Der Begriff xRM beschreibt eine Erweiterung des traditionellen Customer Relationship Managements, die neben den Kunden auch die Beziehungen zu Lieferanten oder Partnern berücksichtigt. Ziel ist es, das gesamte Beziehungsgefüge eines Unternehmens zu erfassen. So ermöglicht das xRM ganzheitliche Geschäftsprozesse mithilfe eines zentral gesteuerten Datenzugriffs.

Was kann das Dokumentenmanagement-System top xRM?

Diese Idee liefert auch die Grundlage für top xRM. Mithilfe der ECM-Suite aus dem Hause des auf Add-Ons für SAP-Produkte spezialisierten Softwareanbieters top flow  lassen sich sämtliche Geschäftsabläufe und -beziehungen Ihres Unternehmens auf SAP-Basis digital abbilden. So vereint top xRM alle standardmäßigen Funktionen des Dokumentenmanagements und der Prozesssteuerung über die digitale Akte in einer schnittstellenfreien ECM-Lösung, die in SAP ERP und  SAP S/4HANA integriert ist.

Die Integration digitaler Akten in Ihre SAP-Landschaft hat den Vorteil, dass diese so zur zentralen Informationsquelle werden. Sie ermöglichen die aktive Steuerung weiterer Abläufe und Prozesse im Unternehmen. So trägt top xRM dazu bei, die Transparenz interner Prozesse zu erhöhen und den damit verbundenen Arbeitsaufwand zu verringern.

So funktioniert die nahtlose Integration der Lösung in Ihre SAP-Landschaft

top xRM dokumentiert durchgängig alle Prozesse vom Eingehen einer Opportunity bis hin zu After-Sales-Aktivitäten. Dies funktioniert sogar über die Applikationsgrenzen von SAP Sales Cloud, SAP ERP oder SAP S/4HANA hinaus. Der Vorteil: Während die digitale Akte zwischen einzelnen Mitarbeitern und Abteilungen Ihres Unternehmens weitergereicht wird, behalten alle Nutzergruppen immer einen Überblick über den Status Quo. top xRM erfasst alle wesentlichen Informationen zu einem Geschäftsprozess, strukturiert diese und stellt sie in einer zentralen Akte zur Verfügung. Dies gilt sowohl für Dokumente als auch für SAP-Objekte. Außerdem stehen jederzeit alle für die Bearbeitung eines jeweiligen Prozesses notwendigen SAP-Funktionen zur Verfügung.

Da top xRM von Haus aus vollständig in SAP integriert ist, benötigen Sie keine weiteren Schnittstellen oder komplexen Subsysteme, um die Lösung nutzen zu können. Stattdessen wird die Lösung als SAP Add-on direkt in SAP ERP oder SAP S/4HANA installiert. Ist die Installation einmal abgeschlossen, lassen sich SAP-Objekte umstandslos anlegen und bearbeiten. Sie können Dokumente aus anderen Anwendungen auf unkomplizierte Art und Weise per Drag&Drop den jeweiligen elektronischen Akten hinzufügen. So vereinfacht top xRM das Dokumentenmanagement und ermöglicht transparente Informationsströme.

Welche Funktionen bietet die Integration von top xRM in Ihr SAP-System?

Mit der top xRM Sales Cloud Integration bündeln Sie sämtliche Informationen und Funktionen zu einem Geschäftsprozess zentral in Ihrem SAP-System. Dazu gehört auch die Integration von E-Mails, Dokumenten, Notizen, SAP-Objekten und anderen prozessrelevanten Inhalten. So können Sie einen Geschäftsprozess jederzeit strukturiert und transparent abbilden.

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Sie möchten wissen, welche Form die Integration eines ECMs in Ihre SAP-Landschaft genau annehmen kann und welche Vorteile sich daraus ergeben? Ich berate Sie gerne.

Davor Cesljar

Davor Cesljar

Mein Name ist Davor Cesljar und ich bin Experte rund um das Thema CRM und Digitalisierung der Customer Experience. Als Fachbereichsleiter von Customer First berate ich Unternehmen – vom Start-Up bis zum Konzern – strategisch auf diesem Gebiet und verbinde dabei meine fachliche Expertise im Bereich CX mit individuellen Kundenanforderungen.

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